4 Institucionalizace

Kdo a kde rozhoduje v rodinné firmě?

Na počátku životního cyklu podnikatel/zakladatel vytváří a rozvíjí firmu, je její hnací silou, duší, jejím ředitelem a také majitelem. Rozhodnutí o tom, jak má být rodina propojena s firmou, dělá sám podnikatel. Stejné je to se správou a řízením podniku, kdy se obvykle nerozlišuje mezi vlastnictvím a managementem. Podnikatel rozhoduje ve spolupráci se svým manažerským týmem a v případě pochybností požádá o radu konzultanta nebo někoho, komu může důvěřovat.

Narůstá-li počet příbuzných, kteří mohou mít vliv na rodinnou firmu (nejen jako zaměstnanci, ale i jako manželé, manželky, děti) je třeba vytvořit prostor pro společnou diskuzi o tom, co firma znamená pro rodinu a co rodina pro firmu. Řešením je, pokud se rodina dohodne na vytvoření rodinné rady, která se těmito otázkami bude zabývat. Rozhodnutí týkající se podnikající rodiny již nejsou pouze v rukou podnikatele, ale jsou výsledkem dialogu a možné dohody mezi vlivnými členy rodiny jako celku.

Institucionální struktura musí fungovat jako celek a přesahuje individuální fungování jednotlivých částí.

Pilíř institucionalizace zahrnuje existenci a rozvoj následujících rozhodovacích orgánů, pravidel jejich fungování a hodnocení jejich fungování:

  1. rodinná rada (Family Council),
  2. dozorčí resp. správní rada[1] (Board of Directors),
  3. představenstvo resp. statutární ředitel (Management Committee),

Není důležité, zda orgán je formálně založen, ale jak plní svojí funkci. V mnoha případech není ani nutné, aby daný orgán formálně existoval, pokud existují neformální postupy, které tento orgán dostatečně nahrazují.

Vznik dozorčí (správní) rady také představuje změnu v institucionální struktuře. Vytvoření tohoto orgánu znamená rozlišovat mezi obchodním řízením společnosti a její správou. Významná strategická rozhodnutí a odpovědnost za rozvoj společnosti již nejsou nadále pouze v rukou podnikatele, ale spíše jsou schváleny společným orgánem. Vrcholový manažer (resp. obecně generální ředitel či CEO), ať už je to sám podnikatel nebo někdo jiný, nemůže již řídit a rozhodovat, jak se mu líbí, ale musí své kroky diskutovat s radou.

Míra institucionalizace znamená, co jaké míry je zajištěna

  1. existence institucí,
  2. efektivita rodinné rady,
  3. efektivita dozorčí resp. správní rady,
  4. efektivita představenstva resp. statutárního ředitele.

[1] Systém vnitřní struktury společnosti dle našeho zákona o obchodních korporacích (§ 396; 90/2012 Sb.) rozlišuje mezi dualistickým a monistickým systémem. V dualistickém systému se zřizuje představenstvo a dozorčí rada, v systému monistickém pak správní rada a statutární ředitel. Obchodní vedení vždy přísluší představenstvu nebo statutárnímu řediteli (jsou statutárním orgánem).

4.1 Existence institucí

Tento stavební prvek mapuje, do jaké míry jsou pro řízení vztahů mezi rodinou a firmou ustanoveny rozhodovací orgány a pravidla jejich rozhodování. Vysoká úroveň institucionalizace znamená, že existuje rozhodovací orgán pro podnikající rodinu (rodinná rada), orgán pro správu společnosti (správní resp. dozorčí rada) a orgán pro obchodní vedení společnosti (představenstvo resp. statutární ředitel).

Potřebná míra institucionalizace musí odrážet složitost rodiny a jejího podnikání tak, aby byla rodinná firma připravena náležitě se vypořádávat se situacemi, které pravděpodobně dle životního cyklu členů rodiny (dětství – dospělost – stáří – smrt) a firmy (vznik – růst – stabilizace/zánik/prodej) nastanou.

Efektivita institucionálních orgánů ukazuje, do jaké míry skutečně plní svůj úkol.

4.2 Efektivita rodinné rady

Všichni členové rodiny by po dosažení určitého věku měli mít místo v rodinném podnikání. „Místem“ rozumíme „společenské místo“, které dává pocit sounáležitosti s rodinou a jejím podnikáním. Často existuje pouze jeden způsob vnímání sounáležitosti, a to ve firmě pracovat. Ti, kteří v ní nepracují, jsou považováni za outsidery, nepatří do ní. Být v rodinné radě je vynikající způsob, jak se zapojit do rodinného podnikání.

Rodinná rada vykonává pět hlavních funkcí:

1. Jedná z pozice nejvyšší autority.

Rodinná rada zastupuje vlastníky a jako taková představuje nejvyšší autoritu. Musí stanovit své limity z pozice vlastníka, tj. do jaké míry bude vykonávat pravomoc přímo a jaká rozhodnutí patří dozorčí (správní) radě a manažerskému týmu. Tato hierarchie nevzniká spontánně a je třeba o ní explicitně hovořit a rozhodnout. Pokud rodinná rada uzme příliš velký díl přímé autority, je velmi pravděpodobné, že bude nekompetentní.

Na začátku rodinná firma roste a rozvíjí se díky podnikatelskému úsilí zakladatele a zakladatel se nemusí soustředit na prosazování vlastnické autority. Později je třeba prostřednictvím rodinné rady změnit mocenské vztahy mezi obchodním řízením a vlastníky. Je třeba svěřit moc vlastníkům, kteří jsou v rodinné firmě právně nadřazeni všem ostatním ve firmě. To vyžaduje vymezit role vlastníků vůči vrcholovému managementu.

Aby rodinná rada plnila náležitě svou funkci, musí:

  • vymezit své pravomoce;
  • jmenovat své správní orgány a nominovat do nich vhodné osoby;
  • definovat klíčové odpovědnosti ve firmě a s tím související odměňování;
  • rozhodnout, jak bude rozdělován zisk (dividendy);
  • projednávat se správní (dozorčí) radou své představy o řízení firmy;
  • řešit nepředvídané situace.

2. Socializuje.

Socializovat jedince do systému znamená, že jedinec přijme hodnoty, kulturu, vzorce chování, obdobný pohled na svět a procesy vlastní tomuto systému. Socializace v rodinné firmě znamená ukazovat nadcházející generaci či novým členům rodiny, co to znamená být odpovědným vlastníkem firmy. Například tím, že bude docházet k předávání hodnot, k budování ochoty a schopnosti podstupovat riziko, vzdělávání a předávání informací. Rodinná rada by měla usilovat o to, aby se členové rodiny odpovědně rozhodovali, tj. aby byli ochotni nést důsledky svého rozhodován

3. Stanovuje hranice a pravidla.

Rodinná rada vymezuje hranice a stanovuje pravidla pro zasahování rodiny do záležitostí firmy. Jedním z možných způsobů, jak stanovit tyto hranice a pravidla, je vytvoření rodinné ústavy.

4. Podporuje sounáležitost a rozvíjí podnikatelský duch.

Soudržnost rodiny v rodinné firmě vzniká prostřednictvím

  • budováním společného podnikatelského projektu,
  • sdílením informací o různých aspektech podnikání rodiny a o jednotlivých členech rodiny (jejich přání, potřeby, naděje, zájmy).

5. Reprezentuje a buduje status.

Patřit do rodinné rady představuje další způsob, jak „patřit“ do rodinné firmy. S růstem významu dané rodinné firmy ve společnosti či regionu rozšiřuje rodinná firma svoje aktivity i do dalších společensky odpovědných aktivit (prostřednictvím nadací apod.). I tyto aktivity je třeba řídit a vznikají tak další příležitosti, jak být nedílnou součástí rodiny a jejího podnikání. Je úkolem rodinné rady reprezentovat rodinu v sociálním rámci, ve kterém se pohybuje.

4.3 Efektivita správní (dozorčí) rady

Hlavním úkolem správní (dozorčí) rada je spravovat společnost v souladu s mandátem, který byl nejdříve dojednán s rodinnou radou. Správní (dozorčí) rada by měla mít jak rodinné členy, tak externisty. Členové rodiny jsou jmenováni do rady na základě jejich kompetencí pro danou funkci. Externisté by měli být vždy nedílnou součástí. Jejich přítomnost umožňuje členům rady držet se svojí role a vyhýbat se diskusi o tématech, která patří do jurisdikce rodinné rady nebo obchodního vedení firmy. Jejich přítomnost přináší do rady a následně přenáší i do firmy cenné zkušenosti a dovednosti. Profil členů rady je třeba definovat s ohledem na současné a budoucí potřeby firmy. Obecně platí, že je třeba hledat členy mimo rodinnou firmu, kteří „již byli tam“, kam rodinná firma chce mířit.

Správní (dozorčí) rada plní tyto funkce:

1. Poskytuje podporu vrcholovému vedení.

Správní (dozorčí) rada dohlíží na strategické rozhodování vrcholového managementu. Hlídá technickou kvalitu rozhodování (například zda má vedení dobré podklady pro rozhodnutí), časovou relevanci pro konkrétní rozhodnutí a jak je rozhodnutí akceptováno členy firmy. Rada nedohlíží na každodenní chod firmy, ale dohlíží na firmu z širší perspektivy a předchází tomu, aby obchodní vedení firmy „nevidělo les pro stromy“.

2. Monitoruje vrcholové vedení.

Dohlíží nad vrcholovým managementem a zajišťuje, že výkonná moc ve firmě je zodpovědná, kompetentní a sleduje zájmy stanovené rodinnou radou. Zahrnuje aspekty strategického rozhodování, hodnocení výkonu manažerského týmu, finanční kontrolu, odměňování, audit atd.

Zodpovědnost v tomto ohledu znamená, že osoby s rozhodovací pravomocí přijímají osobní odpovědnost za přijatá rozhodnutí a jejich implementaci a současně tuto zodpovědnost plně vyžadují od svých podřízených. Kromě toho pro rodinné firmy znamená tato odpovědnost povinnost vyhýbat se konfliktům mezi rolemi rodinných příslušníků a rolemi ve firmě při zachování atmosféry důvěry a jednoty.

3. Dohlíží na klíčové firemní zdroje, schopnosti a jejich rozvoj.

Firemní zdroje a schopnosti lidí ve firmě představují klíčovou konkurenční výhodu. Je úkolem správní (dozorčí) rady stimulovat jejich vývoj nebo získávání, jejich využití a ochranu a zabránit tomu, aby tyto zdroje byly ztraceny, převedeny na jiné společnosti či jinými společnostmi duplikovány. Tato funkce znamená také dohlížet nad tím, aby firma byla méně závislá na klíčovém zdroji rodinné firmy, kterým je obvykle osoba podnikatele-zakladatele.

4. Řeší manažerské nástupnictví.

Vlastnické nástupnictví řeší rodinná rada. Manažerské nástupnictví řeší správní rada, resp. dozorčí rada společně se členy představenstva. Rada spravuje postupy, které rozvíjejí manažerské kompetence top managementu nezávisle na schopnostech generálního ředitele tak, aby nástupnictví mohlo proběhnout harmonicky, až nadejde čas. Například tak, že původní generální ředitel firmy přejde do správní (dozorčí) rady jako její předseda.

5. Zamezuje nevhodnému vlivu rodiny na firmu.

Bude-li formální vztah rodiny s manažery firmy usměrněn prostřednictvím správní (dozorčí) rady, bude se předcházet nevhodnému zasahování rodiny do podnikání (tj. zasahování podle logiky a kritérií platných v rodině, ale nikoliv ve firmě).

Rodinná rada by měla zastupovat celou vlastnickou rodinu. Pro dosažení tohoto účelu je důležité, aby rodinná rada pověřila správní (dozorčí) radu zabývat se aspekty, které souvisejí s pracovním zapojováním rodinných příslušníků do činností rodinné firmy (s jejich odměnou, jejich povyšováním a v případě potřeby i jejich propouštěním). Správní (dozorčí) rada musí mít mandát od rodinné rady pro monitorování představenstva či statutárního ředitele a má disponovat pravomocí zasáhnout v případě potřeby.

4.4 Efektivita představenstva (statutárního ředitele a jeho týmu)

Představenstvo resp. statutární ředitel a jeho tým je orgánem kolektivního řízení rodinné firmy. Jeho charakteristika bude záviset na vymezení a rozsahu jeho pravomocí. Obecně existují tři typy:

1. Informativní tým:

Členové sdílejí informace, a předseda (ředitel) rozhoduje. Tím, že se sdílejí informace, zlepšuje se i kvalita rozhodování.

2. Poradní tým:

Otázky se společně diskutují. Členové analyzují, vyhodnocují informace a doporučují, co dělat, ale je-li třeba, ředitel rozhoduje samostatně. Manažeři se učí vzájemně diskutovat a akceptovat různé perspektivy, rozhodnutí se z důvodu vyššího konsensu snadněji přijímají a implementují.

3. Tým, co rozhoduje:

Vedení společnosti přijímá nejvyšší rozhodnutí kolektivně.

Vedení firmy má přímý vliv na fungování organizace. Umožňuje manažerům, kteří mají centralizovaný a intuitivní přístup k řízení, aby do svých rozhodovacích procesů zavedli více analytických prvků. To umožňuje, aby znalosti, kterými tito pracovníci disponují, byly jasně vyjádřeny a sdíleny, aby manažerský talent sílil spolu s organizací.